사회보험업무 보존서류 관리규정(잠정)
인력자원 및 사회보장부, 국가당안(檔案)국 령 제3호
인력자원 및 사회보장부와 국가당안국은 《사회보험업무 보존서류 관리규정(잠정)》을 제정하고 이에 공포하며, 2009년 9월 1일부터 시행한다.
인력자원 및 사회보장부 부장 尹蔚民
국가당안국 국장 楊冬權
2009년 7월 23일
제1조 사회보험업무 보존서류 관리를 규율하고 사회보험업무 보존서류의 진실, 완벽, 안전을 보장하고 보존서류의 서비스역할을 발휘하기 위하여, 《중화인민공화국 당안(檔案)법》 및 사회보험 관련 법규에 근거하여 이 규정을 제정한다.
제2조 법에 따라 양로, 의료, 실업, 산재, 출산 등 사회보험업무를 처리하는 기구(이하 사회보험 처리기구라 함)의 사회보험업무 보존서류 관리는 이 규정을 준용한다.
제3조 이 방법에서 사회보험업무 보존서류라 함은 사회보험 처리기구가 사회보험업무를 처리하는 과정에서 직접적으로 형성된, 보존 및 활용가치가 있는 전문적인 문자서류, 전자파일, 도표, 오디오와 비디오 등 부동한 캐리어의 역사기록을 가리킨다.
제4조 인력자원 및 사회보장 행정부서는 사회보험업무 보존서류 관리업무를 조직하고 지도한다.
사회보험 처리기구는 사회보험업무 보존서류의 관리업무를 책임지며, 아울러 보존서류 행정관리부서의 업무지도를 받는다.
사회보험업무 보존서류는 현급 이상 사회보험 처리기구가 집중적으로 보관한다.
제5조 사회보험 처리기구는 전문 관리인원과 필요한 시설, 영업소를 확보하여 보존서류의 안전을 보장해야 하며, 아울러 필요에 따라 보존서류 현대화 관리요구에 필요한 기술설비를 갖추어야 한다.
제6조 사회보험 처리기구는 보존서류의 보관, 비밀, 활용, 이관, 감정, 폐기처분 등 관리요구를 열심히 관철하여 사회보험업무 보존서류의 적절한 보관, 질서적인 보관을 보장함으로써 훼손, 분실 또는 비밀누설을 엄격히 방지해야 한다.
제7조 사회보험 처리기구가 사회보험업무를 처리하는 과정에서 형성된 기록, 증거, 의거는 《사회보험업무 서류 보관범위 및 보관기간》(별첨 참조)에 따라 수집, 정리, 철, 보관하고 보존서류의 완벽, 안전을 보장해야 하며 위조, 개찬해서는 아니된다.
제8조 사회보험업무 보존서류의 분류는 사회보험업무 처리 규칙과 특징에 따라 서류의 보관정리와 검색, 활용에 편의토록 하는 것을 원칙으로 하고, “연도 - 업무단계” 또는 “연도 - 보험종류 - 업무단계”의 방법을 취하여 사회보험업무 서류를 분류, 정리함과 아울러 지체 없이 보관서류 목록, 문서 목차, 서류철 색인목록, 비고표 등을 작성해야 한다. 보존서류 관리기구는 그가 접수한 보존서류를 지체 없이 검사, 분류, 정리, 부호화, 입고보관을 실시하고 아울러 색인목록을 작성해야 한다.
제9조 사회보험업무 보존서류의 보관기간은 영구 및 정기 2가지로 분류한다. 정기보관 기간은 10년, 30년, 50년, 100년으로 하며, 각종 사회보험업무 보존서류의 구체적인 보관기한은 《사회보험업무 서류 보관범위 및 보관기간》에 따라 집행한다.
사회보험업무 보존서류의 정기 보관기간은 최저 보관기간으로 된다. 사회보험업무 보존서류의 보관기간은 형성된 날로부터 익년 1월 1일부터 기산된다.
제10조 사회보험 처리기구는 법에 따라 사회보험 가입단위와 개인에게 보존서류의 정보 조회서비스를 제공해야 한다.
제11조 사회보험 처리기구는 만기 사회보험업무 보존서류에 대한 감정을 실시해야 한다.
감정 업무는 사회보험 처리기구 상관 책임자, 업무직원 및 보존서류 관리인원, 그리고 인력자원 및 사회보장 행정부서 관련 직원으로 감정팀을 묶어 감정을 실시함과 아울러 처리의견을 제기한다.
감정에서 업무 보존서류 보관기간이 너무 짧고 계속 보존이 필요한 것을 발견한 경우에는 보관기간을 다시 확정해야 한다.
제12조 사회보험 처리기구는 감정을 거쳐 폐기처분할 수 있는 보존서류는 폐기처분리스트를 작성하여 동급 인력자원 및 사회보장 행정부서에 보고하여 비치해야 하며, 사회보험 처리기구 주요책임자의 허가를 받은 후 폐기처분을 한다.
감정과 허가를 받지 않고서는 어떠한 보존서류도 폐기처분을 할 수 없다.
사회보험 처리기구는 2명 이상 감독인원을 지명하여 보존서류의 폐기처분을 감독해야 한다. 감독인원은 폐기처분리스트에 서명해야 하며, 아울러 폐기처분 방식과 일시를 명기해야 한다. 폐기처분리스트는 영구 보존한다.
제13조 사회보험 처리기구는 관련 규정에 따라 영구 보존할 사회보험업무 보존서류를 동급 국가 종합당안관(檔案館)에 이관해야 한다.
제14조 사회보험 처리기구가 아래의 행위중의 하나가 있는 경우 기한부 시정을 명하고 그 직접 책임을 지는 업무직원, 주관인원 및 기타 직접적인 책임자에게 법에 따라 처분을 하며, 사회보험 가입단위 또는 개인에게 손실을 빚어낸 경우에는 법에 따라 배상책임을 부담해야 한다.
(1) 규정에 따라 서류를 관리하지 않거나 규정에 따라 서류를 이관하지 아니한 경우
(2) 보존서류를 위조, 개찬, 은닉하거나 또는 보존서류를 제멋대로 폐기처분을 한 경우
(3) 직무에 태만하여 보존서류의 분실, 훼손을 초래한 경우
(4) 규정을 어기고 보존서류를 제공, 사록하게 하거나 사용단위 또는 개인의 정보를 누설한 경우
(5) 사회보험업무 보존서류와 국가 보존서류 법률, 법규를 위반한 기타 행위.
제15조 각종 사회보험업무 보존서류 중의 회계, 전자파일 등 보존서류와 관계되는 서류는 국가에 별도의 규정이 있는 경우 그 규정을 따른다.
제16조 이 규정은 2009년 9월 1일부터 시행한다.
별첨: 사회보험업무 서류의 보관범위와 기간
사회보험업무 서류 보관범위 및 보존기간
1. 사회보험관리 서류
(1) 사회보험 가입단위가 가입등기, 변경등기, 등기말소 수속을 처리할 때 작성한 등기표 및 상관 심사서류를 포함한 사회보험 가입단위 등기서류: 영구
(2) 사회보험료 납부단위 종업원과 퇴직자, 가정을 단위로 하거나 개인의 명의로 사호보험에 가입한 도시 무직업자, 농촌거주민, 개인공상업자, 도시 탄력적 취업자의 사회보험 가입, 사회보험 관계 변경, 기본정보 변경 등 등록 수속을 처리할 때 작성한 등기표 및 상관 심사서류를 포함한 사회보험 가입자의 등기서류: 100년
(3) 양로, 의료보험 개인구좌의 장부대조, 개인구좌 변경 등 상관 서류를 포함한 사회보험 개인구좌 관리서류: 100년
(4) 사회보험 처리기구가 사회보험 가입단위에 사회보험등기증 발급, 기 발급 사회보험 등기증의 교체, 사회보험 등기증 분실단위의 등기증 재발급 등기표 및 상관 심사서류를 포함한 사회보험 등기증 관리서류: 10년
(5) 사회보험 가입자 사회보험카드(증서, 수첩)의 최초 발급, 재발급, 회수 등 관리를 위한 등기표 및 상관서류를 포함한 사회보험카드(증서, 수첩) 관리서류: 50년
(6) 사회보험대우 적용자에 대한 적용자격 검사검증 상관 심사서류를 포함한 사회보험대우 적용자격 검증서류: 50년
(7) 사회화 관리 서비스를 실시하는 퇴직자에 대한 정보채집, 서류이관, 일상 관리서비스 등기표 및 상관 서류를 포함한 퇴직자의 사회화 관리서비스 서류: 50년
(8) 격지 사회보험대우 적용자와 장기 격지 파견 사회보험가입자의 정착, 배치 지역 또는 파견지역의 제반 사회보험대우 처리 시에 작성한 심사표, 등기표 및 상관서류를 포함한 격지 정착 등기서류: 50년
(9) 기금 수불합의은행, 지정 의료기구, 지정 약품소매점, 지정 산재의료건강회복 기구, 지정 산재보조용구 조달기구, 인터넷통신운영회사, 부가보험 처리단위 등과 체결한 합의서, 검증자료, 종료합의서 서류를 포함한 서비스합의서 관리서류: 10년.
2. 사회보험료 징수와 납부 서류
(1) 납부기준 심사 및 산재 비율의 확정, 비용납부 중단, 비용납부 회복, 보완 납부, 선납(보완 납부), 환급, 체납금 추가징수, 이자징수 등 심사 신고업무표 및 상관 심사서류를 포함한 사회보험료 징수 납부 심사서류: 100년
(2) 수금증빙, 회계장부, 재무제표 등의 보관기간은 《회계 보존서류 관리방법》에 따라 확정한다.
(3) 사회보험기금 징수 및 납부명세표와 일괄표: 50년
(4) 사회보험기금 징수 및 납부 연도일괄표: 영구
(5) 사회보험료 보충납부통지서, 보충납부합의서를 포함한 비용납부 독촉서류: 10년
(6) 비용납부단위, 납부 개인에게 제시한 납부증명 및 상관서류를 포함한 비용납부 증명서류: 10년
3. 양로보험대우 서류
(1) 사회보험 가입자의 기본양로금, 양로금 수령자가 사망 후 그 부양 직계친족 및 위자료 대우, 양로금 수령자의 장례비, 양로보험의 기타 1회성 대우 심사, 양로보험대우 조정, 양로보험대우 변경, 양로보험대우 보충지급, 양로보험대우 차감지급 등 신고 심사업무표 및 상관 심사서류를 포함한 양로보험대우 심사 서류: 50년
(2) 양로보험 개인구좌의 1회성 지급신고 심사업무표 및 상관 심사서류: 50년
(3) 사회보험 가입자의 노동능력 감정결론통지서 및 상관 문서와 심사서류를 포함한 노동능력 감정서류: 50년
(4) 양로보험 지급증빙, 회계장부, 재무제표 등의 보관기간은 《회계 보존서류 관리방법》에 따라 확정한다.
(5) 양로보험 지급명세표 및 일괄표: 30년
(6) 양로보험기금 지급 연도일괄표: 영구
4. 의료보험대우 서류
(1) 문진 특수질병 사회보험 가입자의 등기표 및 상관 심사서류를 포함한 문진 특수질병 등기서류: 10년
(2) 사회보험 가입자의 입원, 가정 병상, 타 병원 이전 등기표 및 상관 심사서류를 포함한 진찰등기서류: 10년
(3) 입원 치료비용 신고 심사업무표 및 상관 심사사류를 포함한 의료보험 입원대우 심사 서류: 10년
(4) 문진 치료비용 신고 심사업무표 및 상관 심사서류를 포함한 의료보험 문진대우 심사 서류: 10년
(5) 의료보험 지급증빙, 회계장부, 재무제표 등의 보관기간은 《회계 보존서류 관리방법》에 따라 확정한다.
(6) 의료보험 지급명세표 및 일괄표: 30년
(7) 의료보험기금 지급 연도일괄표: 영구
5. 실업보험대우 서류
(1) 실업보험대우 적용자격 심사 등기업무표, 실업자 명단 및 상관 실업 증명서류를 포함한 실업등록서류: 10년
(2) 수령기간, 대우기준 등 상관 서류를 포함한 실업자의 실업보험관계 이전서류: 10년
(3) 실업보험대우 신고 심사업무표 및 상관 심사서류를 포함한 실업보험대우 심사 서류: 10년
(4) 실업자의 직업 연수훈련, 직업소개 보조금 신고 심사업무표 및 상관 서류를 포함한 취업촉진 보조금 심사 서류: 10년
(5) 실업보험 지급증빙, 회계장부, 재무제표 등의 보관기간은 《회계 보존서류 관리방법》에 따라 확정한다.
(6) 실업보험 지급명세표 및 일괄표: 30년
(7) 실업보험기금 지급 연도일괄표: 영구
6. 산재보험대우 서류
(1) 산재사고 등록등기표 및 상관 서류를 포함한 산재등록서류: 10년
(2) 산재인정 결정서 및 상관 문서와 심사 서류를 포함한 산재인정서류: 50년
(3) 산재 종업원의 등기, 산재보험정보 변경등기표 및 상관 서류를 포함한 산재인원 등기 변경서류: 50년
(4) 1회적 신체장애 보조금, 신체장애수당, 생활간호비, 1회적 산재사망 보조금, 산재 사망자의 장례보조금, 산재 사망자의 부양 직계친족 및 위자료 등 산재보험 대우신고 심사표 및 상관 서류를 포함한 산재보험 신체장애, 산재사망 대우 심사 서류: 50년
(5) 산재인원의 산재로 인한 의료, 건강회복, 보조기재 장치, 노동능력감정 등 비용 신고 심사업무표 및 상관서류를 포함한 산재보험 의료대우 심사 서류: 10년
(6) 사회보험 가입단위의 산재 예방비용 신고 심사업무표 및 상관 심사서류를 포함한 산재 예방비용 심사 서류: 10년
(7) 산재보험 지급증빙, 회계장부, 재무제표 등의 보관기간은 《회계 보존서류 관리방법》에 따라 확정한다.
(8) 산재보험 지급명세표 및 일괄표: 30년
(9) 산재보험기금 지급 연도일괄표: 영구
7. 출산보험대우 서류
(1) 여성 종업원의 임신 신고 심사업무표 및 상관서류를 포함한 임신등기서류: 10년
(2) 가족계획 출산수술 합병증 등 신고 심사업무표 및 상관서류를 포함한 합병증 등기서류: 10년
(3) 사회보험 가입자의 출산, 가족계획, 치료로 인해 발생한 합병증의 치료비용 및 출산수당 등 신고 심사업무표 및 상관 심사서류를 포함한 출산보험대우 심사 서류: 10년
(4) 출산보험 지급증빙, 회계장부, 재무제표 등의 보관기간은 《회계당안 관리방법》에 따라 확정한다.
(5) 출산보험 지급명세표 및 일괄표: 30년
(6) 출산보험기금 지급 연도일괄표: 영구
8. 사회보험업무 통계보고서 서류
(1) 각종 사회보험 연도 통계보고서: 영구
(2) 사회보험 데이터 및 분석보고서 등 자료: 30년
(3) 사회보험업무 월/분기 통계보고서: 10년
(4) 각종 사회보험기금 연도 예산/결산표의 보관기간은 《회계당안 관리방법》에 따라 확정한다.
9. 사회보험 감찰 및 감독관리 서류
(1) 감찰 방안, 감찰통지서, 업무기록, 상관증거, 감찰고지서 또는 시정의견서, 처벌건의서, 감찰보고서 등 전문 문서 및 상관서류를 포함한 사회보장 감찰 자료: 30년
(2) 사회보험 행정부서가 관련 규정에 따라 사회보험 처리기구에 통보한 사회보험 불법사건의 조사상황 및 상관 행정 집법문서와 기타 서류를 포함한 사회보험 감찰자료: 30년
(3) 내부통제 감독 업무방안, 내부통제 검사통지서, 업무기록, 상관증거, 고지서 또는 시정의견서, 내부통제보고서 등 전문 문서 및 상관 서류를 포함한 사회보험 처리기구의 내부통제 자료: 30년
(4) 사회보험과 관련한 중대한 사건, 중요한 사건, 특별 사건의 검찰 자료: 영구.
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